Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế và các hộ kinh doanh cá thể; các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp có sử dụng vốn, kinh phí của Nhà nước, của tập thể.
Các quy tắc chung về lưu trữ tài liệu kế toán
Thứ nhất, Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của Chế độ này là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:
- Chứng từ kế toán, gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
- Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
- Báo cáo Tài chính, gồm: Báo cáo Tài chính tháng, báo cáo Tài chính quý, báo cáo Tài chính năm;
Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh…) các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức…); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư…); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm…); các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá…); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán…); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán.
Thứ hai, Các tài liệu kế toán nếu được ghi chép trên máy, trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán khi đưa vào lưu trữ phải được in ra giấy và phải có đủ các yếu tố pháp lý theo quy định của Nhà nước về lưu trữ tài liệu kế toán (như mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu).
Thứ ba, Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính…). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Thứ tư, Tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ theo quy định sau:
Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán;
Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.
Thứ năm, Nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định như sau:
Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
Tài liệu kế toán của công ty liên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty trong lãnh thổ nước CHXHCN Việt Nam.
Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấp phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.
Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu.
Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã hết thúc của các đơn vị được chia, tách thành 02 hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.
Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sát nhập của các đơn vị bị sát nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sát nhập.
Trường hợp tại đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại các tổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụ thể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuê và phương thức thanh toán chi phí thuê.
Tài liệu kế toán lưu trữ phải được bảo quản trong kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: Giá, tủ, phương tiện phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc; chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn… Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế toán của đơn vị đang lưu trữ.
Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.
Người quản lý và bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng Văn bản của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục.
Tài liệu kế toán đang trong thời gian lưu trữ, có giá trị pháp lý trong mọi trường hợp khai thác, sử dụng hợp pháp. Việc khai thác, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ phải được sự đồng ý bằng Văn bản của người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của người đứng đầu đơn vị và được thực hiện tại nơi lưu trữ.
Thời hạn lưu trữ
Tất cả tài liệu kế toán được phân loại và được bảo quản, lưu trữ theo thời hạn sau đây:
Thời hạn tối thiểu là 5 năm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm (như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng…).
Thời hạn 20 năm: Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm, cụ thể như sau:
Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: Lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán;
Tài liệu kế toán của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: Lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt;
Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán TSCĐ: Lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ;
Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu: Lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên;
Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán: Lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản.
Thời hạn trên 20 năm: Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là những tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương, như:
- Sổ kế toán tổng hợp;
- Báo cáo Tài chính năm;
- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành;
- Chứng từ và tài liệu kế toán khác.
Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Thủ tục tiêu hủy
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đứng đầu đơn vị.
Việc tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các thủ tục theo quy định của chế độ này.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu hủy;
Người đứng đầu đơn vị quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ trách công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ;
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm”;
Lập “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” và tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán. Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nội dung quy định của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên hội đồng.
Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy và Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ của đơn vị.
Việc tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải được thực hiện ngay trong khi lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán theo các hình thức như: Đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu hủy không thể sử dụng lại được các thông tin, số liệu trên đó. Trường hợp tận thu giấy vụn làm nguyên liệu, Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải thực hiện các hình thức tiêu hủy nói trên trước khi đưa giấy vụn ra ngoài đơn vị.
Doanh nghiệp nên liên hệ các đơn vị tư vấn uy tín để hiểu thêm và có cách giải quyết phù hợp cho việc quản lý và đảm bảo cho tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và lưu trữ đúng cách, phòng ngừa rủi ro về hồ sơ, chứng từ.
Nguồn sưu tầm tổng hợp
Trên đây là những thông tin chúng tôi chia sẻ, hi vọng đem lại sự hữu ích cho quý khách. Hiện tại chúng tôi chuyên
- Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
- Tư vấn gỡ rối, giải trình thuế
- Tư vấn kế toán quản trị doanh nghiệp
- Dịch vụ bảo hiểm xã hội
- ………
Ngoài ra nếu quý khách có nhu cầu hay thắc mắc gì cần tư vấn rõ ràng chi tiết hơn thì hãy liên hệ ngay DỊCH VỤ MINH KHAI chúng tôi theo HOTLINE: 0909.506.567 để được tư vấn chi tiết rõ ràng hơn nhé! Rất hân hạnh được hợp tác cùng quý khách trong thời gian tới.
