Công tác kế toán là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để có được một hệ thống kế toán đầy đủ chính xác và đúng chuẩn mực không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được. Trong mỗi một hệ thống kế toán doanh nghiệp sau hoạt động ghi sổ và làm báo cáo tài chinh thì việc sắp xếp chứng từ kế toán là hoạt động không kém phần quan trọng.
Để sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học và phù hợp nhất cho hoạt động lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán cũng như phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, kế toán phải tách các chứng từ kế toán theo các phần quản lý khác nhau: Gồm các khoản mục chủ yếu sau:
Hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra: Hóa đơn đầu vào được sắp xếp thứ tự theo ngày hóa đơn và số hóa đơn giảm dần hoặc tăng dần tùy vào mục đích hoặc thói quen của mỗi kế toán, mỗi hóa đơn đầu vào được kẹp với phiếu chi (nếu hóa đơn được thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ủy nhiệm chi photo (nếu hóa đơn thanh toán bằng chuyển khoản). Sau khi sắp xếp kế toán sẽ đóng tập các chứng từ này theo tháng, quý hoặc năm tùy vào số lượng chứng từ phát sinh và mỗi tháng phải được phân trang để dễ tiềm kiếm về sau. Hóa đơn đầu ra cũng được sắp xếp tương tự và kẹp cùng với phiếu thu (nếu hóa đơn được thu bằng tiền mặt). Tất cả các chứng từ hóa đơn này sẽ được đóng thành tập tương tự.
Hợp đồng: Tất cả hợp đồng kinh tế được tách làm 2 phần: hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp và Hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng. Mỗi loại hợp đồng được sắp xếp theo thức từ ngày hợp đồng, số hợp đồng và đóng thành tập. Tờ ngoài cùng là bảng kê các hợp đồng theo số thứ tự đã đóng vào tập hồ sơ.
Chứng từ ngân hàng: Các tờ chiết tiết giao dịch, bảng kê giao dịch, sổ phụ ngân hàng, Báo có, báo nợ, Ủy nhiệm chi được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và mỗi tháng kèm chung với bảng kê giao dịch của tháng đó và đóng thành tập, mỗi tháng được phân trang bằng một tờ giấy bìa hoặc giấy A4 để dễ dàng tìm kím về sau.
Hồ sơ nhân sự: Hợp đồng lao động ký kết với người lao động bao gồm hợp đồng, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác liên quan được tổng hợp lại thành một bộ hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh. Tất cả hồ sơ hoàn chỉnh của toàn bộ nhân viên được lưu trong file theo số thứ tự mã nhân viên đã được quy ước hoặc theo ngày tháng phát sinh việc ký kết hợp đồng lao động.
Hồ sơ bảo hiểm – lao động: Các hồ sơ đăng ký lao động, tăng giảm lao động, hồ sơ nộp lên cơ quan Bảo hiểm xã hội được sắp xếp và lưu trữ vào mỗi file theo thứ tự ngày tháng để phục vụ cho việc theo dõi và báo cáo.
Trên đây là cách phân loại hồ sơ và lưu trữ phổ biến mà hiện nay phòng kế toán thường hướng tới. Kế toán có thể tham khảo hoặc điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
