Quy chế tài chính

           QUY CHẾ TÀI CHÍNH CÔNG TY

CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Quy chế tài chính của Công ty được xây dựng trên cơ sở Luật  Doanh nghiệp, Pháp lệnh Kế toán thống kê và Điều  lệ Công ty TNHH ...........

Điều 2: Quy chế  tài chính này áp dụng trong nội bộ Công ty. Đối tượng  thi hành Quy chế Tài chính là toàn thể nhân sự làm việc trong hệ thống Công ty.

CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ DOANH THU

Điều 3: Quy định chung:

3.1. Ban Giám đốc điều hành Công ty xây dựng kế hoạch, tổ chức và kiểm tra chặt chẽ các chỉ tiêu, doanh thu,  trên cơ sở là hiệu quả doanh nghiệp.

3.2. Ban giám đốc Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các khoản doanh thu, chi phí, và kết quả kinh doanh trong phạm vi ra quyết định của mình.

3.3. Doanh thu Công ty gồm doanh thu từ hoạt động kinh doanh đã được khách hàng chấp nhận thanh toán và doanh thu từ các hoạt động khác như: thanh lý công cụ dụng cụ không còn phù hợp, nợ khó đòi nay thu hồi được, và các khoản thu bất thường khác.

3.4. Toàn bộ doanh thu của đơn vị phát sinh trong kỳ phải được thể hiện  trên  các hoá đơn, chứng từ hợp  lệ và phải được phản ánh đầy đủ vào các sổ sách kế toán theo chế độ nhà nước quy định.

3.5. Các cấp quản trị của Công ty hoàn toàn chịu trách nhiệm về các khoản doanh thu, thu nhập để ngoài sổ sách. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm hay có liên quan tuỳ theo mức độ vi phạm đều bị quy trách nhiệm, truy nộp, thu đền bù và xử phạt theo chế độ hiện hành, trường hợp nghiêm trọng phải truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 4. Quy định về quản lý doanh thu:

4.1 Doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ

• Căn cứ vào thư báo giá gởi khách hàng
• Nhân viên phụ trách lập bảng tính hiệu quả đơn hàng
• Đối với tấc cả các đơn hàng cung cấp hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn hơn 20.000.000 đồng, phải được lập hợp đồng và trình giám đốc công ty ký

4.2 Doanh thu từ việc thanh lý công cụ dụng cụ

• Lập phiếu đề nghị thanh lý công cụ dụng cụ trình giám đốc công ty phê duyệt
• Đối với các tài sản lớn hơn 20.000.000 đồng thì phải có thư chào giá thu mua của ít nhất 3 nhà cung cấp

CHƯƠNG III: QUẢN TRỊ CHI PHÍ

5. Quy định về chi phí công tác:

Trước khi thực hiện việc đi công tác, các nhân viên cần phải thực hiện hồ sơ với các chứng từ sau:

• Quyết định cử nhân viên đi công tác
• Giấy đi đường: có xác nhận của doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến ngày đi) hoặc xác nhận của nơi lưu trú
• Các chứng từ hoá đơn trong quá trình đi lại như: Vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hoá đơn phòng nghỉ, hoá đơn taxi. Nếu hoá đơn trên 20 triệu thì phải thanh toán bằng chuyển khoản.

Quy định về chi phí đi công tác đối với các cấp bậc nhân viên trong công ty như sau:

5.1 Giám đốc công ty:

+ Vé máy bay:  Hạng……

+ Chi phí lưu trú: ………………/ngày

+ Chi phí phương tiện đi lại: Taxi

+ Chi phí ăn uống & sinh hoạt:

+ Các chi phí hợp lý khác

5.2 Nhân viên:

+ Vé máy bay:  Hạng……

+ Chi phí lưu trú: ………………/ngày

+ Chi phí phương tiện đi lại: Taxi

+ Chi phí ăn uống & sinh hoạt:

+ Các chi phí hợp lý khác:

6Tạm ứng và quản lý công nợ tạm ứng:

6.1 Nguyên tắc quản lý tạm ứng

• Khoản tạm ứng là một khoản tiền công ty giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện việc đi công tác hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
• Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
• Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau.
• Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

6.2 Hồ sơ tạm ứng

6.2.1 Tạm ứng đi công tác phí:

Hồ sơ ban đầu:

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng

• Giấy đề nghị thanh toán.
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác

Quyết toán hồ sơ tạm ứng

• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác

Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải hoá đơn GTGT, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

6.2.2 Tạm ứng mua hàng

Hồ sơ ban đầu và hồ sơ thanh toán

• Đề nghị mua hàng hoá , vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền;
• Hợp đồng hoặc Báo giá. Báo giá đã được thẩm định theo quy định về mua hàng ở điều…..
• Đề nghị tạm ứng

Hồ sơ Quyết toán tạm ứng

• Hoá đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy)
• Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)

Điều 7: Mua hàng và các quy định khi mua hàng

Mua hàng là chuổi các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định

Khi thực hiện việc thu mua hàng hóa, người thực hiện cần theo những chỉ dẫn sau đây

7.1 Xác định mục tiêu và các điều kiện khác.

• Thực hiện việc lên chi tiết vật tư
• Tiêu chí đánh giá chất lượng hàng hóa
• Điều kiện thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Quy định về bảo hành sau mua hàng.

7.2. Tìm nhà cung cấp và gởi yêu cầu báo giá.

• Nhà cung cấp phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản của điều 6.1
• Khi đơn hàng có giá trị lớn hơn 20.000.000 (hai mươi triệu đồng) thì cần phải có thư báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp
• Lập bảng so sánh giá và đánh giá nhà cung cấp để trình giám đốc duyệt.

7.3 Lên đơn đặt hàng và gởi nhà cung cấp

• Đối với nhà cung cấp lần đầu mua hàng, nên thực hiện việc gởi bản draft PO để 2 bên xem qua thống nhất các điều khoản
• Sau khi đáp ứng với các điều kiện ở điều 6.1 và 6.2 sẽ tiến hành lên đơn hàng và trình cho giám đốc công ty ký.
• Gởi nhà cung cấp ký xác nhận và gởi lại 01 bản

7.4  Nhận hàng và chứng từ kèm theo:

• Khi nhận hàng cần phải kiểm tra sơ bộ về chất lượng hàng hóa
• Khi nhận hàng phải có biên bản giao nhận hàng (có chữ ký của 2 bên)
• Chứng chỉ xuất xưởng hoặc CO & CQ (nếu có)
• Giấy bảo hành (nếu có)

7.5  Hồ sơ thanh toán

• Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng (bản copy)
• Phiếu giao nhận hàng (bản copy)
• Hóa đơn giá trị gia tăng cho các đơn hàng có giá trị trên 200.000 đồng
• Đối với đơn hàng trên 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng) cần phải có

Hợp đồng

Hóa đơn GTGT

Biên bản giao nhận hàng

Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản công ty.

CHƯƠNG IV: CHẾ  ĐỘ KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN.

Công tác thống kê - kế toán và kiểm toán phải được thực hiện trên cơ sở có xây dựng kế hoạch, có kiểm tra đúng theo pháp lệnh  kế toán  thống  kê và quy chế về kiểm toán do chính phủ ban hành.

Công ty có trách nhiệm bảo đảm cho công tác thống kê - kế toán và kiểm toán được thực hiện xuyên suốt và có hiệu quả.

Báo cáo thống kê kế toán và kiểm toán (được gọi chung là báo cáo tài chính) được lập định kỳ theo các quy định của nhà nước: hàng tháng, hàng quý, hàng năm tuỳ theo tính chất của báo cáo

-  Báo cáo quý: ngày 15 tháng đầu quý sau.

-  Báo cáo năm: 2 tháng sau khi chấm dứt năm tài chính.

- Tính chính xác, trung thực, kịp thời và thận trọng.

- Đầy  đủ chữ ký của người thực hiện và người phụ trách.

CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

-           Bản quy chế  này có hiệu lực thi hành từ ngày được ban hành. Các quy định  trước đây trái với cácđiều khoản của Quy chế này đều bãi bỏ.

-           Các cấp quản trị là Trưởng phòng ban, Phụ trách các Đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc

-           Công ty có trách  nhiệm phổ biến Quy chế Tài chính này.

-           Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phụ  thuộc và các bộ phận chuyên trách

chuyên môn cần phản ánh kịp thời về Công  ty để nghiên cứu bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp.

CÔNG TY TNHH ............................

GIÁM ĐỐC

.